Com a adoção cada
vez maior de sistemas em rede nas empresas e o modelo
cliente/servidor substituindo grande parte das funções
do mainframe, as empresas passaram a implantar infra-estruturas
de comunicação com uma grande quantidade de equipamentos
em todas suas áreas operacionais.
Na tentativa de verificar
até que ponto as organizações estavam ou não obtendo
ganhos de produtividade com o uso das novas tecnologias
de comunicação e do modelo distribuído de computação,
o Gartner Group, um conhecido instituto de pesquisa
internacional, desenvolveu o conceito de TCO (Total
Cost of Ownership ou Custo Total de Propriedade) aplicado
ao ambiente das redes de computadores.
O TCO entrou no vocabulário
de Tecnologia de Informação em 1987, onde foi aplicado
pela primeira vez aos computadores pessoais. Desde
então, tornou-se um conceito muito popular que vem
aparecendo em artigos sobre gestão da Tecnologia de
Informação, utilizado pelos fabricantes de equipamentos
e produtos de Informática e pelas consultorias na
determinação dos custos de TI nas organizações.
Tecnologia da Informação
A "Tecnologia
da Informação" ou simplesmente TI, aborda os
métodos de manipulação da informação para obter dados
de qualidade que irão auxiliar no processo decisório
de uma organização. As mudanças de procedimentos,
os processos e políticas são o foco principal de tal
tecnologia.
� evidente que os
computadores e as redes de telecomunicações, que juntos
formam o conceito de Telemática, podem ser grandes
aliados no desenvolvimento da tecnologia da informação.
Os resultados dos benefícios dessa união podem ser
obtidos através do emprego de metodologias que envolvem
o levantamento da redução de custos e o aumento de
produtividade.
Custo Total de
Propriedade
Uma rede de computadores
oferece serviços aos seus usuários. Além do custo
de aquisição dos sistemas, tem-se adequação/compra
de hardware, treinamento/contratação dos usuários,
disponibilidade de suporte técnico, escalabilidade,
custos com migração, entre outros. O simples funcionamento
de um computador na rede de uma empresa apresenta
diversos encargos financeiros associados, tais como
o custo do hardware, do sistema operacional, das aplicações
e da manutenção do conjunto em utilização. Ao total
destes encargos, podemos chamar "Custo Total
de Propriedade" (Total Cost of Ownership) ou
TCO do posto de trabalho.
Definindo TCO
O Custo Total de Propriedade
pode ser definido como um modelo do ciclo de vida
de um equipamento, produto ou serviço, que considera
os custos de aquisição, propriedade, operação e manutenção
ao longo de sua vida �til.
O TCO também inclui
os valores associados ao uso ou gozo do bem/serviço
em seu máximo potencial. Itens como treinamento de
usuários, manutenção, auditoria, avaliação, implantação,
pós-venda e gerenciamento dos processos de desenvolvimento/fabricação
do bem/serviço também constituem o Custo Total de
Propriedade que pode ser aplicado tanto para o fornecedor
quanto para o usuário.
O TCO também possui
componentes indiretos, como suporte e treinamento.
As empresas podem lançar mão de ferramentas de gerenciamento
para identificar exatamente o que hardware e software
representam em uma determinada instalação, permitindo
criar modelos de economia a partir da migração para
hardware e software com configurações padrão de mercado.
Por esse motivo, a
figura do TCO passou a ser um elemento fundamental
no cálculo dos custos de instalação e manutenção não
só dos equipamentos de informática e redes de comunicação,
mas também de todos os departamentos que tenham qualquer
tipo de facilidade advinda dessa tecnologia.
Controle de custos
A tarefa de implantar
e manter uma grande infra-estrutura de gerenciamento
pode tornar-se onerosa e adicionar sobrecarga de trabalho
às equipes de rede, o que vem aumentar o Custo Total
de Propriedade.
Reduzir o TCO é uma
prioridade e um desafio contínuo para praticamente
toda empresa. Mas como extrair o máximo das informações
pelo menor custo? A questão do TCO relativo a cada
uma das soluções oferecidas pelo mercado (somatório
de todos os custos para implantação e manutenção)
é extremamente relevante, pois se trata de um relacionamento
de longo prazo. Neste caso, as opções para gerenciamento
do ciclo de vida de informações da empresa permitem
obter o máximo dos recursos disponíveis com o TCO
mais baixo em cada estágio do ciclo de vida.
O TCO bem estruturado
em estudos e projetos possibilita uma redução de custos
de até 40%, entre outros benefícios, especialmente
para pequenas e médias empresas.
TCO na segurança
A segurança dos sistemas
de informação de uma empresa representa a proteção
de um bem ainda imensurável, mas que todos os envolvidos
têm certeza de se tratar de um item fundamental. Por
exemplo, quando uma informação é perdida devido à
infecção por vírus (um arquivo, um projeto, uma pesquisa,
um estudo estratégico ou qualquer outro dado que tenha
custado muitos homens-hora para ser produzido), o
administrador da rede teoricamente poderia recuperá-la
através de cópias de segurança. Embora a política
de segurança da maioria das empresas tenha como item
obrigatório a manutenção de cópias periódicas dos
arquivos, muitas vezes elas são esquecidas ou feitas
parcialmente, prejudicando a recuperação dessas informações.
A perda das informações
representa atualmente um custo oculto que poucas empresas
conseguem dimensionar, por isso mesmo altera de maneira
significativa o cálculo de propriedade de qualquer
bem de uma empresa que utilize a tecnologia no seu
dia-a-dia.
A adoção de uma política
de segurança eficaz engloba um longo processo de análise
dos ambientes, sistemas e pessoas e seu desenvolvimento
e sua implementação precisa ser acompanhada de perto
por profissionais de todas as áreas envolvidas. Afinal,
uma política de segurança custa menos do que um dia
de perda de informações.
Soluções Open Source
Várias fontes de informação
e estudos indicam que o TCO seria mais elevado em
soluções abertas (Open Source) do que em soluções
proprietárias, quer em casos específicos, quer em
situações genéricas. Por exemplo, os fabricantes de
sistemas proprietários utilizam o TCO como argumento
em contrapartida à gratuidade de uso dos sistemas
livres afirmando que o TCO de sistemas abertos seria
mais alto que o TCO de sistemas proprietários, pois
seu custo envolveria não apenas a aquisição e licenciamento
do software, mas também custos de treinamento, atualização
e migração de todo o sistema.
Devemos salientar
que produtos Open Source não são gratuitos necessariamente,
e mesmo o software livre apresenta TCO. Os custos
de licenciamento, custos de manutenção, custos de
mão-de-obra especializada, o tempo gasto pelos administradores
de sistemas, custo de erros nas aplicações, confiabilidade,
usabilidade e outros par�metros têm pesos diferentes
para cada entidade/organização e dificilmente existirá
um estudo que reflita a mesma realidade em outra organização.
Sem querer entrar
em avaliações de cada um desses estudos, mesmo considerando
que os custos de migração e manutenção possam ser
altos na adoção de sistemas livres, podemos notar
que o TCO tende a se reduzir a médio e longo prazo,
compensando os investimentos iniciais.
Conclusão
O conceito de TCO
não é novo para a grande maioria dos administradores
de empresas e principalmente para aquelas organizações
que utilizam métodos de custeio em seus processos
produtivos e/ou de prestação de serviços. Podemos
dizer inclusive, que de certa forma, o custo total
de propriedade já era usado pelas organizações, ainda
que parcialmente, antes mesmo de ser "homologado"
ou reconhecido como tal.
No entanto, o que
ainda se nota é que os encargos reais inerentes à
exploração dos equipamentos são, em muitos casos,
mal avaliados ou mesmo totalmente ignorados por empresas
e instituições, muitas vezes por não terem como avaliar
devidamente os custos associados à instalação e à
manutenção dos dispositivos em funcionamento nas suas
respectivas infra-estruturas.
Cada vez mais, ainda
que empiricamente, as empresas estão adotando o conceito
de TCO na gestão dos custos dos ativos operacionais,
lançando mão de um foco mais agressivo na determinação
dos custos invisíveis oriundos do uso intensivo da
Tecnologia da Informação. A esse esforço segue-se
uma redução do custo total de propriedade da rede
uma vez que a possibilidade de acesso às informações
amplia-se, melhorando o gerenciamento da própria informação.