Cada etapa de um projeto rende seus próprios benefícios, acarreta seus próprios custos e, na mesma medida, exige recursos próprios. Dessa forma, um projeto deve incluir um conjunto de requisitos e critérios baseados em especificações que devem ser satisfeitas para que ele atenda as necessidades do seu cliente.

É muito difundida a visão de que o sucesso de um projeto se deve exclusivamente a capacidade profissional de quem o desenvolve. Não se pode deixar de considerar as qualidades pessoais das pessoas envolvidas no processo de elaboração de um projeto, mas também é importante considerar o papel dos demais recursos envolvidos, principalmente o financeiro, para o desenvolvimento e qualidade dos resultados obtidos. Não é difícil entender que uma organização que dispõe de amplos recursos tem maior probabilidade de ser bem-sucedida ao empreender um projeto que outra cujos recursos sejam deficientes.

Por esse motivo, qualquer projeto deve, para ser bem-sucedido, levar em consideração os benefícios que se quer alcançar, os custos financeiros e os recursos disponíveis. Os profissionais envolvidos necessitam conhecer exatamente o alcance do trabalho proposto e devem prover-se dos equipamentos e materiais necessários para o desenvolvimento das atividades pertinentes. Em outras palavras, devem considerar todos os meios disponíveis, sejam eles humanos, materiais ou financeiros, necessários para a efetivação do projeto.

Como toda atividade sistemática, um projeto exige que as ações desenvolvidas sejam adequadamente previstas. Muitas vezes a razão para o insucesso de um projeto está em uma falha ocorrida no seu início, no momento de se fazer três estimativas importantes: o custo financeiro, os benefícios esperados e os recursos disponíveis. Podemos dizer que para um projeto ser viável ele deve prover benefícios que excedam os custos e não deve vincular custos que excedam os recursos disponíveis. Torna-se necessário então analisar cada um desses aspectos (custos, benefícios, e recursos) individualmente por quatro motivos:

De modo geral, a elaboração de um projeto passa por três fases distintas: fase de planejamento, fase de execução e fase final.

O projeto inicia-se com o planejamento, que compreende a pesquisa das necessidades do cliente, com a especificação dos objetivos, a elaboração de alternativas, a operacionalização dos recursos necessários etc. Esse planejamento deve envolver também os aspectos referentes ao tempo estimado para a duração do projeto, sempre lembrando que um projeto possui data para início e término, para a inclusão da programação dos recursos disponíveis (humanos, materiais e financeiros), a realização de estudos e análises em campo (site survey), entre outros.

O passo seguinte é a fase de execução propriamente dita, onde temos o cumprimento das atividades programadas na fase anterior e a modificação de alguma etapa, se necessário. Esta fase inclui também o monitoramento e controle das atividades programadas e efetivamente executadas.

Já a fase final inclui o encerramento das atividades do projeto, treinamento de pessoal e re-alocação dos membros da equipe, entre outras atividades.

Um projeto depende fundamentalmente da organização e coordenação das ações que devem ser desencadeadas durante seu desenvolvimento, necessitando ser sistematizado e executado a partir de uma visão estratégica e objetiva da realidade do cliente. Dessa forma, um projeto deve especificar claramente os objetivos que propõe alcançar, apresentando a justificativa de sua realização, um cronograma para seu desenvolvimento, bem como necessita que sejam definidos os procedimentos que devem ser seguidos para produzir o bem (produto ou serviço) com características próprias que o diferenciam de outros que, eventualmente, já existam.

O projeto é de interesse dos profissionais envolvidos, já que apresenta o roteiro das ações que deverão ser desenvolvidas por estes ao longo do trabalho, bem como ao cliente que contrata os serviços, uma vez que se constitui na documentação que esclarece acerca do que será realizado, permitindo analisar se o empreendimento se ajusta aos critérios por ele definidos, ao mesmo tempo em que apresenta uma estimativa da relação entre os custos e os benefícios. Afinal, o cliente espera soluções, de preferência econômicas, para seus problemas e não apenas paliativos.

O projeto constitui-se basicamente da documentação representativa de um processo de planejamento que determina, entre outras coisas, as ações e condições necessárias para resolver problemas, alterar uma situação ou criar novas alternativas. Não há, evidentemente, regras fixas ou modelos para a sua elaboração. Sua estrutura é determinada pelo tipo de problema que deverá ser solucionado e também pelo enfoque dado pelo cliente e pelos profissionais envolvidos.

Entretanto, é necessário que o projeto esclareça como se dará o desenvolvimento dos trabalhos e quais os recursos que devem ser alocados para atingir seus objetivos. Pelo fato de um projeto possuir características únicas, ou seja, de se desenvolver em condições não repetitivas de estruturas organizacionais, orçamentos, conhecimentos, fatores culturais, etc, ele envolve um certo grau de incerteza. Por esse motivo é necessário também que o projeto seja suficientemente detalhado para proporcionar a avaliação de todo o processo com maior exatidão, facilitando a correção de eventuais desvios.

Na maioria dos projetos, como em outras atividades do ser humano, nem tudo sai como se planeja. Para garantir que um projeto será desenvolvido conforme o planejado, os profissionais envolvidos deverão aplicar um grande esforço no controle do mesmo. Um acompanhamento atento e cuidadoso do que foi executado no projeto permite que se possa, a qualquer momento, detalhar para onde se está indo e se as atividades estão ocorrendo nos prazos e custos estabelecidos inicialmente.